Verlagssoftware, Buchverwaltung, Bibliothekssystem: Wonach suchen Sie eigentlich?

Ein Nachmittag im Leben einer Verlagsleitung: In das Suchfeld wandern nacheinander Verlagssoftware, Buchverwaltungssystem, Buchverwaltung Programm, Verlagsprogramm. Alle vier liefern Ergebnisse. Keine zwei liefern dasselbe. Eine Suche zeigt Bibliothekssysteme, die nächste Buchhandels-Kassensoftware, die dritte einen Shop-Baukasten, die vierte Redaktionssysteme für Zeitschriften.

Das ist kein Fehler der Suchmaschine. Die Wörter „Buch” und „Verlag” tragen in mindestens sechs verschiedenen Softwarekategorien Bedeutung, und diese Kategorien erledigen nicht die Arbeit der jeweils anderen. Was Ihre Trefferliste bestimmt, ist nicht der Bedarf Ihrer Einrichtung, sondern die eingespielte Branchenbedeutung des Wortes, das Sie getippt haben.

Im Folgenden trennen wir diese sechs. Ziel ist kein Produktvergleich, sondern Klarheit darüber, welches Wort wohin führt — und welches Sie hätten tippen sollen.

Der Test mit einer einzigen Frage

Vor der Liste löst eine Frage den größten Teil der Verwirrung:

Stellen Sie die Bücher, die Sie verwalten, selbst her — oder beziehen Sie sie von anderen?

Wenn Sie von anderen hergestellte Bücher katalogisieren und ausleihen (Bibliothek, Schule, Institutsarchiv), suchen Sie ein Bibliotheksmanagementsystem. Wenn Sie fremde Bücher einkaufen und verkaufen (Buchhandel, Barsortiment), suchen Sie ein Waren- und Verkaufssystem. Stellen Sie das Buch selbst her — mit Einreichung, Begutachtung, Satz, ISBN und Druck —, dann suchen Sie ein Verlagsmanagementsystem, und die beiden erstgenannten erledigen Ihre Arbeit nicht.

Die Unterscheidung wirkt selbstverständlich, und genau hier beginnt zugleich das teuerste Missverständnis des Marktes: Eine Einrichtung sucht „Buchverwaltungssystem”, trifft auf ein ausgereiftes und günstiges Bibliothekssystem, kauft es — und stellt ein halbes Jahr später fest, dass Einreichungen weiterhin per E-Mail und Gutachten weiterhin in Word laufen.

Die sechs Kategorien

1. Bibliotheksmanagement (ILS)

Suchbegriffe: Bibliothekssoftware, Bibliotheksverwaltung, Ausleihsystem, Bestandsverwaltung.

Katalogisierung, Ausleihe und Rückgabe, Nutzerverwaltung, Zeitschriftenverwaltung und bibliothekarische Standards wie MARC. Koha ist die verbreitete Open-Source-Option, daneben stehen kommerzielle Systeme.

Was nützt das einem Verlag? Der hauseigenen Bibliothek, falls vorhanden. Zum Publikationsworkflow trägt es nichts bei — das ist Konstruktionsabsicht, kein Mangel.

2. Buchhandels- und Barsortimentssoftware

Suchbegriffe: Buchhandelssoftware, Kassensystem Buchhandlung, Lagerverwaltung Bücher.

Barcode-Verkauf, Kasse, Kundenkonten, vorbereitende Buchhaltung. Sie verwaltet das Buch als Handelsware; wer es geschrieben hat, welches Verfahren es durchlaufen hat und welche Tantieme es auslöst, liegt außerhalb.

Was nützt das einem Verlag? Lager und Verkaufstresen. Nicht die Herstellung.

3. Allgemeine E-Commerce-Baukästen

Suchbegriffe: Onlineshop Bücher, Bücher online verkaufen, Shopsystem.

Shop, Warenkorb, Zahlung, Versand. Für Bücher funktioniert das auch — aber ein Buch ist kein generisches Produkt, und an ein paar Stellen knirscht es: Auflage–Format–ISBN, digitale Zugriffsrechte, die Tantiemenkette. Diese Unterschiede haben wir in E-Commerce für Verlage beschrieben.

Was nützt das einem Verlag? Den Verkauf. Ohne lebende Verbindung zum Katalog bedeutet es zugleich, jeden neuen Titel von Hand nachzupflegen.

4. Zeitschriften- und Redaktionssysteme

Suchbegriffe: Zeitschriftenmanagementsystem, Manuskript-Tracking, Peer-Review-Software, elektronisches Zeitschriftensystem.

Einreichung, Begutachtung, Entscheidung, Ausgabe und Veröffentlichung — durchgängig, für eine Zeitschrift. Die realistischen Optionen haben wir in Zeitschriftenmanagementsystem auswählen verglichen.

Was nützt das einem Verlag? Die Zeitschriftenseite, sehr gut. Die Buchseite, gar nicht.

5. Lektorats- und Herstellungswerkzeuge

Suchbegriffe: Lektoratssoftware, Satzworkflow, Herstellungsplanung, Desktop-Publishing.

Hinter dieser Überschrift verbergen sich zwei verschiedene Dinge. Das eine ist Layoutsoftware — InDesign und Verwandte —, die das Artefakt erzeugt, aber keinen Prozess führt. Das andere sind Workflow-Werkzeuge, die Autoren-Lektorats-Runden, Korrekturen und Termine verfolgen. Beide decken einen Teil der Herstellungsstrecke ab; ISBN, Bestand, Verkauf und Buchhaltung bleiben außen vor.

Was nützt das einem Verlag? Die Mitte der Strecke von der Annahme zur Druckerei.

6. Verlagsmanagementsysteme

Suchbegriffe: Verlagsmanagementsystem, Verlagssoftware, Verlagsverwaltung, Verlagsautomatisierung.

Ein System, das das gesamte Leben eines Werkes — von der Einreichung bis nach dem Verkauf — auf einem Datenmodell trägt: Einreichung und Begutachtung, Herstellung und Druck, Auflage/ISBN/Bestand, Shop, Buchhaltung und Tantiemen, Reporting. Die ausführliche Definition steht hier.

Was nützt das einem Verlag? Definitionsgemäß alles. Im Gegenzug ist es für eine einzelne Zeitschrift oder eine einzelne Funktion zu viel.

Die Suchwörter korrigieren

Eine praktische Übersetzungstabelle:

• Sie suchen „Buchverwaltung Programm” und stellen die Bücher selbst her → suchen Sie Verlagsmanagementsystem.
• Sie suchen „Buchverwaltungssystem” und landen im Bibliothekswesen → beginnen Sie mit was ein Buchverwaltungssystem auf der Verlagsseite bedeutet, und suchen Sie dann Verlagsworkflow oder Verlagssoftware.
• Sie suchen „Zeitschriftensoftware” und Ihr Haus verlegt auch Bücher → erweitern Sie auf Verlagsmanagementsystem; die Zeitschrift ist dort ein Modul.
• Sie suchen „Verlagssoftware” und landen bei Layoutprogrammen → ergänzen Sie das Wort Prozess oder Workflow: Publikationsworkflow, Einreichungs- und Begutachtungsverwaltung.
• Sie suchen „Verlagsautomatisierung” → richtige Stelle, aber kennen Sie die Grenze vorher: Fleißarbeit lässt sich abgeben, Entscheidungen nicht.

Warum das Vokabular so viel ausmacht

Weil eine gute Wahl in der falschen Kategorie mehr kostet als eine mittelmäßige in der richtigen. Bibliothekssysteme, Handelssoftware und Shop-Baukästen sind ausgereifte Produkte; das Problem ist nie ihre Qualität, sondern ihr Zuschnitt. Und ein Zuschnittfehler zeigt sich nie beim Kauf — er zeigt sich im sechsten Monat, meist an dem Tag, an dem ein Gutachten verschwindet oder eine Tantiemenabrechnung nicht aufgeht.

Wenn Sie unsicher sind, in welche Kategorie Sie fallen, ist der schnellste Weg, die Arbeit des letzten Jahres aufzuschreiben: Haben Sie Einreichungen entgegengenommen, Gutachter verwaltet, ISBN vergeben, mit einer Druckerei verhandelt, Tantiemen gerechnet? Bei drei Ja brauchen Sie kein Verwaltungsprogramm, sondern ein Publikationssystem.

Nasirus steht in dieser sechsten Kategorie. Wenn Sie gemeinsam einordnen möchten, wo Ihre eigenen Prozesse liegen, fragen Sie eine Demo an — oder beginnen Sie auf der Modulseite.