Verlagsautomatisierung: 10 Aufgaben für die Maschine, 3 Entscheidungen für den Menschen

Das Wort „Verlagsautomatisierung” löst zwei gegensätzliche Reaktionen aus. Die eine ist Begeisterung: „Alles soll von selbst laufen.” Die andere ist Widerstand: „Verlegen ist ein Handwerk, das lässt sich nicht mechanisieren.” Beide teilen dieselbe falsche Annahme — die Annahme, die Automatisierung würde die Entscheidungen übernehmen.

Dabei zielt gute Automatisierung nicht auf die Entscheidung, sondern auf die Routinearbeit: Informationen weitertragen, erinnern, nachhaken, kopieren. Sie beschleunigt die Entscheidung, trifft sie aber nicht. Zeichnen wir in diesem Beitrag eine konkrete Landkarte: zehn Aufgaben, die sich im Verlag heute an die Maschine übergeben lassen, und drei Entscheidungen, die niemals übergeben werden dürfen.

10 Aufgaben für die Maschine

1. Vollständigkeitsprüfung der Einreichung. Sind Pflichtfelder und Pflichtdateien definiert, kommt die unvollständige Einreichung gar nicht erst durch die Tür. Die „Das Abstract fehlt”-E-Mails des Sekretariats gehören der Vergangenheit an.

2. Werkcode und Aktenanlage. Sobald die Einreichung eingeht, werden Werkcode vergeben, Akte und Prozess eröffnet — ohne menschliches Zutun, in standardisierter Form.

3. Erinnerungen. Der Gutachter ist überfällig, die Druckfreigabe steht aus, der Vertrag läuft in einem Monat ab, eine Aufgabe liegt seit zwei Wochen brach. Die höfliche Erinnerung soll das System schicken, das den Kalender kennt; wo Menschen nachhaken, verschleißen der Nachhakende und der Genachhakte gleichermaßen.

4. Bereinigung unbeantworteter Einladungen. Läuft die gesetzte Frist ab, soll die Gutachtereinladung von selbst verfallen und ein Ersatz aus dem Pool vorgeschlagen werden. Der Editor soll den Vorschlag verwalten, nicht das Warten.

5. Dokumentenerzeugung. Annahmeschreiben, Ablehnungsschreiben, Vertrag, Quittung — aus der Vorlage der Institution, mit den Daten des Datensatzes, auf Knopfdruck. Jedes von Hand ausgefüllte Dokument ist ein Hinterhalt für Tippfehler.

6. Benachrichtigungsversand. Bei der Entscheidung an die Autorin, bei der Zuweisung an den Gutachter, beim Versand an den Kunden — die richtige Nachricht über den richtigen Kanal. Das manuelle „Bescheid geben” zählt nicht als Arbeit, bis es vergessen wird; an dem Tag, an dem es vergessen wird, ist es eine Krise.

7. Die Kette des Erscheinungsmoments. Wenn eine Ausgabe oder ein Buch erscheint, werden Archivseite, Werkstatus, Shop-Schaufenster und Zugriffsrechte gemeinsam aktualisiert. Der von Hand abgewickelte Erscheinungstag ist der Tag des vergessenen Schritts.

8. Die Finanzbuchungen des Verkaufs. Bei Zahlungseingang Rechnung, Journalbuchung, Bestandsabbuchung und Tantiemenbuchung; bei der Retoure schließt sich dieselbe Kette rückwärts. Die Monatsend-Schicht „Verkäufe in die Buchhaltung übertragen” ist in Gänze eine Arbeit, die es nie hätte geben dürfen.

9. Bestandswarnungen. Ein Titel, der unter die kritische Schwelle fällt, meldet sich selbst. Dass ein vergriffenes Buch sich per Kundenbeschwerde meldet, ist die teuerste Form der Benachrichtigung.

10. Prozessprotokolle. Wer hat wann was getan — der Audit-Trail sammelt sich von selbst. Das von Hand geführte Protokoll ist erstens lückenhaft und zweitens im entscheidenden Moment unauffindbar.

3 Entscheidungen, die auf dem Tisch des Menschen bleiben

Die Publikationsentscheidung. Annahme oder Ablehnung eines Werks ist nicht die Arithmetik der Gutachten; sie ist redaktionelles Urteil. Das System legt Gutachten, Voten und Historie vor — die Entscheidung trifft der Editor. (Zu verhindern, dass eine Abstimmung mathematisch ergebnislos bleibt, ist etwas anderes; eine ungerade Gutachterzahl und klare Entscheidungsregeln automatisieren nicht die Entscheidung, sie verhindern die Blockade.)

Die Druckfreigabe. Auflage und Druck gehören zu den unumkehrbarsten Ausgaben der Institution. Das System macht es Ihnen leicht zu sehen, dass alles bereit ist; den Befehl „drucken” gibt der Mensch.

Vertrags- und Honorarkonditionen. Sätze, Laufzeiten, Rechte — das ist Verhandlungssache. Das System erzeugt den Vertrag aus der Vorlage und verfolgt ihn nach; über den Satz entscheidet der Mensch.

Das Gemeinsame dieser drei: Es sind Entscheidungen, deren Rücknahme teuer oder unmöglich ist, die kontextsensibel sind und Verantwortung verlangen. Das Prinzip „Das System bereitet vor, Sie lösen aus” gibt es genau deshalb — selbst dort, wo wir für Automatisierung am meisten brennen.

Das Maß der Automatisierung: die zurückgewonnene Stunde

Die Frage „Hat sich die Automatisierung gelohnt?” beantwortet man nicht mit Gefühl, sondern mit zwei einfachen Messungen.

Die erste ist die Durchlaufzeit: die Kalenderzeit vom Beginn einer Aufgabe bis zu ihrem Abschluss. Wie viele Tage vergehen zum Beispiel vom Eingang der Einreichung bis zur Vorprüfungsentscheidung? Diese Zahl vor und nach der Automatisierung zu vergleichen ist das ehrlichste Zeugnis der Investition. In Institutionen, die die Vollständigkeitsprüfung automatisieren, fällt meist genau diese Zahl zuerst — aus Tagen werden Stunden.

Die zweite ist die Zahl der Handgriffe: Wie oft musste ein Mensch eingreifen, bis eine Aufgabe erledigt war? Beim Annahmeschreiben sieht die manuelle Ordnung so aus: Vorlage öffnen, Daten kopieren, in PDF wandeln, speichern, an die E-Mail hängen, senden, in den Ordner legen — sieben Handgriffe. In der automatischen Ordnung: erzeugen und freigeben — zwei. Selbst wenn Sie pro Handgriff nur zwei Minuten rechnen, misst sich der Unterschied bei einer Institution mit dreihundert Dokumenten im Jahr in Wochen.

Schon um diese Messungen anstellen zu können, gibt es eine Vorbedingung: zeitgestempelte Prozessdaten. Der von Hand laufende Prozess erzeugt nicht einmal die Daten, mit denen sich seine eigene Ineffizienz messen ließe — der erste Nutzen der Automatisierung ist oft, dass die Institution sich zum ersten Mal in Zahlen sieht.

Wo anfangen: bei der Routinearbeit, die am meisten wehtut

Der klassische Fehler von Automatisierungsprojekten ist, alles auf einmal anzugehen. Der bessere Weg: Stellen Sie Ihrem Team eine einzige Frage — „Welche mechanische Arbeit frisst die meiste Zeit Ihrer Woche?” Die Antwort liegt in den meisten Häusern unter den ersten drei: unvollständigen Einreichungen hinterherlaufen, Gutachtererinnerungen, der Verkaufs-Buchhaltungs-Transfer.

Beginnen Sie mit dieser einen Aufgabe. Die Stunden, die die erste Automatisierung zurückgewinnt, sind der beste Fürsprecher der zweiten.

Wenn Sie sehen möchten, wie die zehn Punkte oben in Nasirus fertig mitkommen, werfen Sie einen Blick auf die Module oder schreiben Sie uns Ihre schmerzhafteste Routinearbeit — wir bauen die Demo genau um diese Aufgabe herum.