Was ist ein Zeitschriftenmanagementsystem? Die Wahl zwischen OJS, nationalen Plattformen und kommerziellen Systemen

Wer als Redaktion nach Zeitschriftensoftware sucht, findet mehr Bezeichnungen als Angebote: Zeitschriftenmanagementsystem, Manuskript-Tracking-System, Redaktionssystem, elektronisches Zeitschriftensystem, Peer-Review-Plattform, manchmal schlicht Journal-Software. Redakteurinnen und Redakteure suchen nach allen davon, weil ihnen niemand sagt, welcher Begriff der richtige ist — und sie haben recht damit: Die Begriffe beschreiben weitgehend dieselbe Kategorie.

Die Begriffsvielfalt ist kein harmloses Sprachproblem. Weil die Grenzen der Kategorie unscharf sind, erscheinen in einer einzigen Trefferliste Werkzeuge sehr unterschiedlichen Gewichts nebeneinander: hier eine nationale öffentliche Infrastruktur, dort eine für eine einzige Zeitschrift installierte Software, daneben das Zeitschriftenmodul eines Systems, das einen ganzen Verlag führt. Dieser Text versucht zuerst, die Kategorie zu definieren, und danach, die realistischen Optionen ehrlich einzuordnen.

Der Kern: was ein solches System mindestens leisten muss

Wie es auch heißt — die Kernaufgaben stehen fest:

1. Einreichung. Autorinnen liefern Manuskript, Metadaten und Begleitdateien online; jede erneute Einreichung wird als eigene Version aufbewahrt.
2. Vorprüfung und redaktioneller Ablauf. Vollständigkeitsprüfung, Passung zum Profil, Zuweisung an Fachredakteure, Desk Reject.
3. Begutachtung. Einladung, Zu- und Absagenverfolgung, Gutachtenformulare, Erinnerungen, Ersatzgutachter — mit einer Anonymität, die das System durchsetzt und nicht die Höflichkeit der Beteiligten.
4. Entscheidungen und Revisionsrunden. Entscheidungen mit Begründung dokumentiert; Revisionsrunden unter demselben Vorgang.
5. Ausgaben und Veröffentlichung. Inhaltsverzeichnis, Korrekturrunden, Freigabe der Ausgabe, Online-First-Unterstützung.
6. Metadaten und dauerhafte Adressen. Eine bleibende Seite je Beitrag, saubere Metadaten, DOI-Registrierung, für Indexe und Suchmaschinen lesbare Ausgabe.
7. Aufzeichnung und Reporting. Wer hat wann was getan; Durchlaufzeiten, Annahmequoten, Gutachterlast. Die Verfahrensdokumentation, die Indexe verlangen, ist genau das Nebenprodukt dieser Aufzeichnung — dazu haben wir hier geschrieben.

Ein Werkzeug, das diese sieben Punkte verfehlt, liegt außerhalb der Kategorie, ganz gleich was der Prospekt behauptet.

Die vier realistischen Optionen

1. Eine nationale oder konsortiale Hosting-Plattform

In der Türkei ist das DergiPark, betrieben von TÜBİTAK ULAKBİM: kostenloses Hosting, Workflow von der Einreichung bis zur Veröffentlichung und DOI-Vergabe. Viele Länder haben eine Entsprechung.

Die Stärke ist unbestreitbar — ohne Budget und ohne eigenen Server auf verlässlicher öffentlicher Infrastruktur publizieren. Die Grenze folgt aus derselben Eigenschaft: Es ist eine gemeinsame Plattform, der Spielraum für eigene Abläufe, eigenes Erscheinungsbild und eigene Integrationen ist eng. Wo genau diese Linie verläuft, haben wir in DergiPark: was es kann und was nicht beschrieben.

2. OJS (Open Journal Systems)

OJS ist die weltweit verbreitetste Open-Source-Zeitschriftensoftware; PKP nennt knapp 58.000 Zeitschriften. Keine Lizenzkosten, große Flexibilität, ein breites internationales Ökosystem.

Kostenlos ist die Lizenz, nicht der Betrieb. Installation, Updates, Backups, Plug-in-Kompatibilität und Sicherheitspatches sind jemandes Aufgabe; fehlt diese Kapazität im Haus, übernimmt sie ein Dienstleister. Die Frage lautet nicht „ist es kostenlos”, sondern „wer aktualisiert diese Installation in fünf Jahren”.

3. Kommerzielle Zeitschriften- und Redaktionssysteme

In den meisten Märkten gibt es dedizierte kommerzielle Systeme, dazu die etablierten internationalen Plattformen der großen Verlage. Ihr gemeinsames Versprechen: den Betriebsaufwand von OJS abzunehmen und Support in der eigenen Sprache zu liefern.

Zu beachten ist hier der Umfang: Das System führt den Prozess der Zeitschrift. Buchprogramm, Tantiemenabrechnung, Bestand und Verkauf der Einrichtung liegen außerhalb und wandern zu anderen Programmen.

4. Verlagsmanagementsysteme

Die vierte Option hebt die Frage eine Etage höher: Systeme, die eine Zeitschrift nicht als eigenes Programm behandeln, sondern als einen Werktyp im Publikationsleben der Einrichtung. Zeitschriften und Artikel leben im selben Datenmodell wie Bücher und Buchkapitel; nach der Veröffentlichung laufen Verkauf, Bestand und Buchhaltung im selben System weiter. Die Kategorie haben wir in Was ist ein Verlagsmanagementsystem definiert.

Für eine Fachgesellschaft mit einer einzigen Zeitschrift ist das zu viel. Für einen Universitätsverlag, der Zeitschriften und Bücher herausgibt, greifen die anderen drei zu kurz: Selbst mit gelöster Zeitschriftenseite leben Buchprozesse, Tantiemen und Verkauf weiter in E-Mail und Tabellen.

Sieben Fragen vor der Entscheidung

Weil sich Funktionslisten gleichen, entsteht der Unterschied hier:

1. Führen Sie eine Zeitschrift oder einen Verlag? Nur Zeitschrift — halten Sie den Umfang eng. Auch Bücher — und zwei getrennte Systeme erzeugen im sechsten Monat zwei getrennte Wahrheiten.
2. Wie viel des Ablaufs gehört Ihnen? Wer konfiguriert Begutachtungsschritte, Abstimmungsregeln und Pflichtfelder — die Einrichtung, der Anbieter oder niemand?
3. Wer verantwortet die Anonymität? Wird doppelblinde Begutachtung vom System durchgesetzt oder an einen Hinweis zu Dateinamen delegiert?
4. Wie nehmen externe Gutachter teil? Steht vor der eingeladenen Fachperson ein „Bitte zuerst registrieren”, wächst Ihr Gutachterproblem aus rein technischem Grund.
5. Lässt sich die Verfahrensaufzeichnung auswerten? Fällt die Akte als Nebenprodukt an — oder stellt sie jemand von Hand zusammen?
6. Sind Metadaten und Adressen sauber? Sind Artikelseiten echte, indexierbare Seiten oder eine PDF-Liste? Der größte Teil der Sichtbarkeit entscheidet sich genau hier.
7. Wer trägt den Unterhalt? Die Einrichtung zahlt man einmal; Updates, Backups und Support jedes Jahr. Ohne benannten Verantwortlichen für Zweiteres ist jeder Preisvergleich unvollständig.

Die richtige Frage lautet nicht „welches ist das beste”

Diese vier Optionen konkurrieren weniger, als sie einander ergänzen. Für eine Gesellschaft mit einer Zeitschrift reicht eine nationale Plattform mehr als aus; für einen Verlag mit zehn Zeitschriften und vierzig Büchern im Jahr genügt keine allein. Entschieden wird nicht über Funktionslisten, sondern über die Breite des Publikationslebens der Einrichtung.

Ein schneller Test: Notieren Sie jede Publikationsaufgabe des letzten Jahres außerhalb des Zeitschriftenworkflows — Bucheinreichungen, Autorenverträge, Druckaufträge, Verkäufe. Ist die Liste kurz, ist ein zeitschriftenfokussiertes System die richtige Antwort. Ist sie lang, suchen Sie kein Zeitschriftenmanagementsystem.

Nasirus ist für den zweiten Fall gebaut: Zeitschriften- und Artikelprozesse laufen im selben System wie Bücher und Kapitel. Werfen Sie einen Blick auf die Module oder fragen Sie eine Demo an — wir gehen den Ablauf Ihrer eigenen Zeitschrift gemeinsam durch.