Was ist ein Buchverwaltungssystem? Von der Bibliothekssoftware zum Verlagssystem

„Buchverwaltungssystem” ist der gemeinsame Name zweier getrennter Welten, und die Trefferlisten spiegeln das: Von zwei Menschen, die diesen Begriff eintippen, sucht die eine Ausleihsoftware für eine Bibliothek, die andere ein Herstellungssystem für einen Verlag. Beide bekommen weitgehend dieselben Ergebnisse.

Die Ursache ist einfach. Das Wort „Buch” benennt zugleich ein Objekt (den Band im Regal) und ein Werk (geschriebener, begutachteter, veröffentlichter Inhalt). Nennt sich eine Software „Buchverwaltung”, ohne zu sagen, welches von beidem sie verwaltet, treffen zwangsläufig zwei ganz verschiedene Bedürfnisse auf derselben Ergebnisseite aufeinander.

Dieser Text trennt den Begriff: die Frage, die entscheidet, in welcher Welt Sie sich befinden; was ein System in jeder Welt tatsächlich verwaltet; und worauf bei der Auswahl zu achten ist.

Die entscheidende Frage

Haben Sie das Buch, das Sie verwalten, selbst hergestellt?

Kommt das Buch von außen — gekauft, geschenkt, übernommen —, verwalten Sie ein Exemplar. Im Zentrum stehen Inventarnummer, Standort, Ausleihstatus und Nutzerin. Gesucht ist ein Bibliotheksmanagementsystem.

Stellen Sie das Buch selbst her — mit Einreichung, Begutachtung, Vertrag, Satz, ISBN und Druck —, verwalten Sie das Leben eines Werkes. Im Zentrum stehen Beteiligte, Versionen, Entscheidungen, Auflagen, Auflagenhöhen, Tantiemen und Verkäufe. Gesucht ist ein Verlagsmanagementsystem.

Keines ersetzt das andere. Ein Bibliothekssystem weiß nichts von den Gutachten eines Werkes; ein Verlagssystem weiß nichts davon, wer ein Exemplar entliehen hat. Beide sind richtig konstruiert — sie verwalten nur Verschiedenes.

Erste Welt: das Exemplar verwalten

Auf der Bibliotheksseite ist die Kategorie reif und standardisiert: Katalogisierung, Ausleihe und Rückgabe, Nutzerverwaltung, Zeitschriftenverwaltung, Inventur; bibliothekarische Standards wie MARC21 und Z39.50. Koha ist die verbreitete Open-Source-Option, daneben stehen kommerzielle Systeme.

Ein Verlag mit eigener Bibliothek braucht so etwas. Zum Publikationsworkflow trägt es nichts bei — das ist die Konstruktion, kein Mangel.

Zweite Welt: das Werk verwalten

Auf der Verlagsseite ist der Begriff weit seltener beschrieben und weit seltener definiert. Dabei ist „der Datensatz eines Buches” hier deutlich voller. Was ein einzelnes Buch tragen muss:

Identität und Impressum. Titel, Untertitel, Beteiligte und ihre Rollen (Autorin, Herausgeber, Übersetzerin, Beitragende), Schlagwörter, Abstract, Sprache.

Verfahrensgeschichte. Einreichungsdatum, Vorprüfungsentscheid, Gutachterzuweisungen und Gutachten, Revisionsrunden, Annahmeentscheidung mit Begründung. Welche Entscheidungen ein Buch durchlaufen hat, gehört untrennbar zu seinem Datensatz — nicht in einen separaten Ordner.

Vertrag und Tantiemen. Vertrag, Satz, Laufzeit, Parteien; welcher Verkauf welche Abgrenzung auslöst. Die Ordnung vom Vertrag zur Abrechnung haben wir gesondert beschrieben.

Herstellung. Aufgaben für Lektorat, Übersetzung, Satz, Umschlag, Illustration; was bei wem liegt und welche Datei final ist. „Welche Datei ist die finale?” ist die teuerste Frage einer per E-Mail geführten Herstellung.

Auflagen und Drucke. Auflagenzählung, Auflagenhöhe, Format (Broschur, Hardcover, E-Book, Hörbuch), je Format eigene ISBN und eigener Preis. Diesen Zusammenhang zerlegen wir in Auflage, Edition und ISBN.

Bestand. Stück im Lager, Stück in Kommission, Remissionen, Schwund; jede Bewegung mit Historie (Bestand, Kommission und Remission).

Verkauf und Zugang. Die Shopseite, der Preis, digitale Zugriffsrechte, Verkaufszahlen.

Dass diese sieben Punkte im selben Datensatz liegen, ist die Definition der Kategorie. Liegen sie in sieben Programmen, haben Sie kein Buchverwaltungssystem, sondern eine Programmsammlung.

Warum „ein Datensatz” so viel ausmacht

Ein konkreter Fall: Ein Buch geht in die zweite Auflage, der Preis ändert sich. Verteilt erzeugt dieses eine Ereignis: eine Auflagenänderung im Katalog, eine Preiskorrektur im Shop, eine neue Auflagenhöhe in der Bestandstabelle, eine Kostenbuchung in der Buchhaltung und einen neuen Satz in der Tantiementabelle. Fünf Orte, fünf Personen, fünf Gelegenheiten zu vergessen.

In einem Datensatz ist die zweite Auflage ein Ereignis: Die Auflage wird angelegt, alles Weitere folgt daraus. Der ganze Anspruch der Kategorie steckt in diesem Satz — die unsichtbaren Kosten verstreuter Werkzeuge haben wir gesondert durchgerechnet.

Sechs Prüfpunkte bei der Auswahl

Wenn Sie ein System auf der Verlagsseite bewerten:

1. Breite der Werktypen. Nur Bücher, oder leben Zeitschriften, Artikel und Sammelbandbeiträge im selben Modell? Verlegt Ihr Haus auch Zeitschriften, holt Sie diese Frage in sechs Monaten ein.
2. Versionsdisziplin. Bleibt jede erneut eingereichte Datei als eigene Version erhalten oder wird sie überschrieben?
3. Auflage–Format–ISBN. Leben Druck- und Digitalfassung unter demselben Werk oder als zwei unverbundene Produkte?
4. Bestandskontrolle. Ist jede Bewegung mit Historie erfasst; wird negativer Bestand gesperrt; sind Kommission und Remission überhaupt vorgesehen?
5. Die Tantiemenkette. Entsteht die Abgrenzung mit dem Verkauf von selbst — oder landet sie im Dezember in einer Tabelle?
6. Funktionstrennung. Sieht die Buchhaltung Gutachten, der Shop-Betrieb Autorenkorrespondenz? (Rollen und Rechte im Verlag)

Den Begriff richtig verwenden

Kurz: Wenn Sie ein „Buchverwaltungssystem” suchen und die Bücher selbst herstellen, heißt die gesuchte Kategorie vollständig Verlagsmanagementsystem — Buchverwaltung ist ihr Kern, Zeitschriften- und Artikelverwaltung ihr Geschwister. Die Kategorie haben wir hier definiert, und welches Wort wohin führt, im Glossar der Softwarekategorien gesammelt.

Nasirus ist ein System dieser zweiten Welt: Das gesamte Leben eines Buches, von der Einreichung bis nach dem Verkauf, läuft in einem Datensatz. Werfen Sie einen Blick auf die Module oder fragen Sie eine Demo an — wir gehen Ihren eigenen Buchprozess gemeinsam durch.