Dergi yönetim sistemi nedir? DergiPark, OJS ve ticari sistemler arasında seçim

Bir derginin süreç yazılımını ararken karşınıza çıkan adların sayısı, seçeneklerin sayısından fazladır: dergi yönetim sistemi, makale takip sistemi, makale yönetim sistemi, elektronik dergi sistemi, hakemli dergi sistemi, dergi yazılımı, kimi zaman sadece dergi otomasyonu. Editör bunların hepsini arar, çünkü hangisinin doğru terim olduğunu bilmez — ve haklıdır: hepsi büyük ölçüde aynı kategoriyi tarif eder.

Terim çokluğu masum bir dil meselesi değil. Kategorinin sınırları belirsiz olduğu için, aynı arama sonucunda birbirinden çok farklı ağırlıkta araçlar yan yana çıkar: bir tarafta ulusal ölçekli kamu altyapısı, diğer tarafta bir dergiye kurulan tek başına yazılım, bir başka tarafta yayınevinin tamamını yöneten sistemin dergi modülü. Bu yazı, önce kategoriyi tarif etmeyi, sonra Türkiye’deki dört ana seçeneği dürüstçe konumlandırmayı deniyor.

Kategorinin çekirdeği: bir sistemin karşılaması gereken asgari

Adı ne olursa olsun, bir dergi yönetim sisteminin karşılaması gereken çekirdek işler bellidir:

1. Başvuru alma. Yazarın makalesini, üstverisini ve ek dosyalarını çevrimiçi teslim etmesi; her yeniden gönderimin ayrı bir sürüm olarak saklanması.
2. Ön inceleme ve editör akışı. Tamlık kontrolü, kapsam uygunluğu, alan editörü atama, masa reddi.
3. Hakemlik. Hakem daveti, kabul/ret takibi, değerlendirme formu, hatırlatma, yedek hakem; anonimliğin sistemce korunması.
4. Karar ve revizyon turları. Kararın gerekçesiyle kayda geçmesi, revizyon turlarının aynı dosyanın altında yaşaması.
5. Sayı ve yayın. İçindekiler düzeni, proof turu, sayı yayını, erken görünüm (online-first) desteği.
6. Üstveri ve kalıcı adres. Makale başına kalıcı sayfa, düzgün üstveri, DOI eşleşmesi, indekslerin ve arama motorlarının okuyabildiği çıktı.
7. Kayıt ve raporlama. Kim ne zaman ne yaptı; dönüş süresi, kabul oranı, hakem yükü. TR Dizin başvurusunda istenen süreç belgeleri tam olarak bu kaydın çıktısıdır.

Bu yedi maddeyi karşılamayan bir araç, adında “dergi yönetim sistemi” yazsa da kategorinin dışındadır. Karşılayan bir araç ise — DergiPark’ın kendi sayfası olsun, kendi sunucunuzdaki OJS olsun — kategori içidir.

Türkiye’de dört seçenek

1. DergiPark

DergiPark, TÜBİTAK ULAKBİM’in işlettiği ulusal dergi barındırma altyapısı; Türk akademik dergilerinin büyük bölümünün evi. Ücretsiz barındırma, başvurudan yayına süreç yönetimi ve DOI imkânı sunar.

Güçlü yanı tartışmasız: sıfır bütçeyle, sunucu kurmadan, güvenilir bir kamu altyapısında yayın yapabilmek. Sınırı da aynı yerden gelir — ortak bir platformdur; süreç, görünüm ve entegrasyon konularında kurumun kendi kararlarını uygulayabileceği alan dardır. Nerede yeter, nerede yetmez sorusunu ayrıca ele almıştık: DergiPark ne yapar, ne yapmaz.

2. OJS (Open Journal Systems)

OJS, dünyanın en yaygın açık kaynaklı dergi yazılımı; PKP’nin verilerine göre 58 bine yakın dergi bu yazılımla yayın yapıyor. Lisans ücreti yok, esneklik yüksek, uluslararası ekosistem geniş.

Bedelsiz olan lisanstır, işletme değil. Kurulum, güncelleme, yedekleme, eklenti uyumu ve güvenlik yaması birinin işidir; kurumda bu kapasite yoksa dışarıdan bir hizmet sağlayıcıyla çalışılır — Türkiye’de OJS kurulum ve bakım hizmeti veren birden çok firma bulunması da bu ihtiyacın göstergesidir. Karar verirken sorulacak soru “ücretsiz mi” değil, “beş yıl sonra bu kurulumu kim güncelleyecek”tir.

3. Ticari dergi/makale sistemleri

Türkiye’de dergilere özel geliştirilmiş ticari sistemler var; uluslararası tarafta ise büyük yayıncıların kullandığı köklü platformlar. Ortak vaatleri, OJS’nin işletme yükünü sizden alıp Türkçe destekle birlikte sunmak.

Bu seçenekte dikkat edilecek nokta kapsamdır: sistem derginin sürecini yönetir. Kurumun kitap yayıncılığı, telif hakedişleri, stok ve satış tarafı bu kapsamın dışındadır ve genellikle başka programlara devredilir.

4. Yayınevi yönetim sistemleri

Dördüncü seçenek, soruyu bir üst kata taşır: dergiyi ayrı bir program olarak değil, kurumun yayın hayatının bir eser tipi olarak ele alan sistemler. Burada dergi ve makale, kitap ve derleme kitap bölümüyle aynı kayıt düzeninde yaşar; yayın anından sonra satış, stok ve muhasebe tarafı da aynı sistemde devam eder. Kategorinin genel tarifini yayınevi yönetim sistemi nedir yazısında yapmıştık.

Bu seçenek, yalnız tek bir dergi çıkaran bir dernek için fazladır. Aynı çatı altında hem dergi hem kitap yayımlayan bir üniversite yayınevi için ise diğer üç seçeneğin hepsi eksik kalır: dergi tarafı çözülmüş olsa bile kitap süreçleri, telif ve satış hâlâ e-postada ve Excel’de yaşar.

Seçimden önce sorulacak yedi soru

Broşürlerdeki özellik listeleri birbirine benzediği için ayrım burada çıkar:

1. Dergi mi, yayınevi mi yönetiyorsunuz? Yalnız dergi ise kapsamı dar tutmak akıllıca; kitap da varsa iki ayrı sistem, altıncı ayda birbirine bakan iki ayrı gerçek üretir.
2. Süreç ne kadar sizin? Değerlendirme adımlarını, oy kurallarını ve zorunlu alanları kimin ayarladığı — kurum mu, sağlayıcı mı, hiç kimse mi?
3. Anonimlik kimin sorumluluğunda? Çift-kör hakemlik sistemce mi korunuyor, yoksa “dosya adına dikkat edin” uyarısına mı bırakılıyor?
4. Dış hakem nasıl katılıyor? Alan dışından davet ettiğiniz bir ismin önüne “önce üye olun” adımı çıkıyorsa, hakem bulma sorununuz teknik nedenle büyür.
5. Süreç kaydı raporlanabiliyor mu? TR Dizin ya da bir denetim istediğinde dosya, sürecin yan ürünü olarak mı çıkıyor, yoksa elle mi derleniyor?
6. Üstveri ve kalıcı adres düzgün mü? Makale sayfaları indekslenebilir gerçek sayfalar mı, yoksa bir PDF listesi mi? Görünürlüğün büyük kısmı bu ayrımda kazanılır ya da kaybedilir.
7. Yaşatma yükü kimde? Kurulumun bedeli bir kez ödenir; güncelleme, yedek ve destek her yıl ödenir. İkincisinin muhatabı belli değilse fiyat karşılaştırması eksiktir.

Doğru soru “hangisi en iyi” değil

Bu dört seçenek birbirinin rakibi olduğu kadar birbirinin tamamlayıcısıdır: tek dergili bir dernek için DergiPark fazlasıyla yeterken, on dergi ve yılda kırk kitap çıkaran bir üniversite yayınevi için hiçbiri tek başına yetmez. Kararı belirleyen şey ürünlerin özellik listesi değil, kurumun yayın hayatının genişliğidir.

Kendi kurumunuzda bu genişliğin nereye kadar uzandığından emin değilseniz, işe yarayan pratik şudur: son bir yılda dergi süreci dışında yürüttüğünüz yayın işlerini — kitap başvuruları, telif sözleşmeleri, matbaa işleri, satışlar — bir kâğıda yazın. Liste kısa çıkarsa dergi odaklı bir sistem doğru cevaptır. Liste uzun çıkıyorsa, aradığınız şeyin adı dergi yönetim sistemi değil.

Nasirus bu ikinci durum için kuruldu: dergi ve makale süreçleri, kitap ve bölüm süreçleriyle aynı sistemde yürür. İsterseniz modüllere göz atın; isterseniz demo talep edin — kendi derginizin akışını birlikte inceleyelim.