TR Dizin başvurusunda hakemlik kayıtları: dosyanız değerlendirmeye hazır mı?

TR Dizin’e girmek, Türkiye’de bir akademik derginin en somut hedeflerinden biridir — TR Dizin’de taranmak, doçentlik başvurularında “ulusal makale” kategorisinde sayılmak demektir ve derginin yazar bulma gücünü doğrudan etkiler.

Başvuru sürecine dair genel rehberler çok; biz bu yazıda dosyaların en sık zorlandığı tek bir alana odaklanacağız: hakemlik sürecinin belgelenmesi. Çünkü kriterlerin biçimsel maddeleri (künye, kurul yapısı, yayın takvimi) birkaç günde düzeltilebilir; ama süreç kayıtları geriye dönük üretilemez. Ya baştan tutulmuştur ya da yoktur.

Önemli: TR Dizin kriterleri güncellenebilir; başvuru öncesi mutlaka resmî kriterler sayfasını esas alın. Aşağıdaki başlıklar, yazının yayın tarihindeki kriterlerin süreçle ilgili olanlarının özetidir.

Kriterlerin süreç kayıtlarına bakan yüzü

Resmî kriterlerin hakemlikle ilgili çekirdeğini dört başlıkta toplayabiliriz:

En az iki hakem, kurum çeşitliliğiyle. Her makale için — farklı kurumlardan olmasına özen gösterilerek — en az iki hakem değerlendirmesi aranır. “Özen gösterilerek” ifadesi esneklik tanır ama eğilimi açıktır: aynı bölümden iki hakemle yürüyen bir dergi, çeşitlilik sorusuna hazırlıklı olmalıdır.

Gerçek değerlendirme içeren raporlar. Hakem raporlarının bilimsel değerlendirme niteliği taşıması beklenir; “uygundur” tek cümlesinden ya da yalnızca şekil şartlarından ibaret raporlar, süreç işliyor görüntüsü verse de değerlendirmede zayıf düşer.

Süreç dosyası. Başvurudan karara sürecin — gönderim, hakem raporları, revizyonlar, kararlar — belgelenebilir olması ve değerlendirme için derlenebilmesi gerekir. Yani sorulan soru yalnızca “hakemlik yaptınız mı?” değil, “yaptığınızı gösterebilir misiniz?“dir.

Saklama süresi. Hakem değerlendirme kayıtlarının yayından sonra en az beş yıl saklanması gerekir. Beş yıl, editör değişimlerini ve bilgisayar yenilemelerini kapsayacak kadar uzun bir süredir — “eski editörün arşivindeydi” cevabının geçersiz olduğu bir ufuk.

Bunlara etik boyut eşlik eder: etik kurul onayı gerektiren çalışmalarda onayın alınmış, makalede beyan edilmiş ve belgelenmiş olması da aynı dosyanın parçasıdır.

E-postayla dönen sürecin dosya sorunu

Şimdi tipik bir derginin gerçeğine bakalım: başvurular e-postayla alınıyor, hakemlere ekli dosyalar gidiyor, raporlar Word olarak dönüyor, kararlar telefonda ya da toplantıda veriliyor. Bu dergi hakemliği gerçekten yapıyor olabilir — ama dosyalama anı geldiğinde şu işlerle karşılaşır:

• Üç yılın e-posta arşivinden makale bazında yazışma ayıklamak,
• Raporların hangi revizyona ait olduğunu hatırlamak,
• Sözlü verilen kararlara sonradan tutanak yazmak,
• Ve bunları makale başına tek düzenli dosyada birleştirmek.

Bu, haftalar süren ve asla tam olmayan bir arkeoloji çalışmasıdır. Daha kötüsü: geriye dönük “toparlanmış” dosya, doğal biçimde birikmiş kayıttan ayırt edilebilir ve inandırıcılığı düşüktür.

Doğru kurgu: dosya, sürecin yan ürünü olsun

Alternatif basittir: süreç zaten sistemde akıyorsa, dosya sürecin yan ürünüdür. Başvuru sistemde alınır → gönderim tarihi kayıtlıdır. Hakem sistemde atanır → davet, kabul ve rapor tarihleri kayıtlıdır. Rapor forma yazılır → içerik ve versiyon kayıtlıdır. Karar sistemde verilir → gerekçe ve tarih kayıtlıdır. Beş yıl saklama, arşiv politikasının değil altyapının doğal özelliğidir.

Nasirus’ta bu kurgunun üstüne bir de raporlama katmanı var: TR Dizin uyumlu hakemlik süreç raporu, dergi bazında tek çıktıyla alınır. Değerlendirme dosyası hazırlamak, üç haftalık bir projeden birkaç dakikalık bir dışa aktarıma iner. Çift-kör düzen de kayıt disiplininden zarar görmez; kimlikler süreçte korunur, kayıt bütünlüğü ayrıca yaşar.

Sürecin öteki yüzü: izleme dönemi

Gözden kaçan bir gerçek: TR Dizin ilişkisi başvuruyla bitmez. Kabul edilen dergiler izlenmeye devam eder; kriterlere uyum tek seferlik bir sınav değil, süreklilik taahhüdüdür. Yayın takviminin aksamaması, kurul yapısının güncel tutulması ve her yeni sayının süreç kayıtlarının aynı düzenle birikmesi gerekir.

Bu, “başvuru dönemi seferberliği” alışkanlığının neden riskli olduğunu da açıklar. Dosyayı bir kereliğine büyük emekle toparlayan dergi, kabul sonrasında eski düzenine dönerse, birkaç yıl sonra aynı arkeolojiyi yeniden yaşar — bu kez kaybedecek daha çok şeyle. Kayıt üreten bir süreç kurmanın asıl getirisi burada görünür: başvuru da, izleme de, olağan işleyişin yan ürünü hâline gelir.

Editör değişimi bu sürekliliğin en nazik anıdır. Türkiye’de dergi editörlükleri çoğunlukla dönemseldir; görev üç-dört yılda el değiştirir. Kayıtlar kişisel arşivlerde yaşıyorsa her devir bir veri kaybıdır. Sistemde yaşıyorsa devir, yeni editöre bir rol atamasından ibarettir — beş yıllık saklama yükümlülüğü de kimin görevde olduğundan bağımsız işler.

Başvuru öncesi hızlı öz değerlendirme

Dosyanızın hazırlık düzeyini şu beş soruyla yoklayın:

1. Rastgele seçilmiş bir makalenin tam süreç dosyasını (gönderim → raporlar → revizyonlar → karar) bir saat içinde çıkarabilir misiniz?
2. Son bir yılın makalelerinde hakem başına kurum bilgisi kayıtlı mı?
3. Raporlarınız içerik değerlendirmesi mi, şekil kontrolü mü içeriyor?
4. Beş yıl önceki bir sayının hakem kayıtlarına bugün erişebiliyor musunuz?
5. Etik kurul onayı gereken makalelerde onay belgeleri makaleyle eşleşik duruyor mu?

Beşine de “evet” diyorsanız dosya tarafında rahatsınız; kriterlerin biçimsel maddelerine odaklanabilirsiniz. “Hayır”lar çoğunluktaysa, ilk işiniz kriter listesiyle boğuşmak değil, süreci kayıt üreten bir zemine taşımak olmalı. O zemini görmek için demo talep edebilirsiniz.