Begutachtungsnachweise im TR-Dizin-Antrag: Ist Ihre Akte bereit für die Prüfung?

In TR Dizin aufgenommen zu werden — den nationalen Zeitschriftenindex der Türkei, betrieben von TÜBİTAK ULAKBİM — ist eines der greifbarsten Ziele einer wissenschaftlichen Zeitschrift in der Türkei: In TR Dizin gelistet zu sein bedeutet, bei Anträgen auf die Doçentlik in der Kategorie „nationaler Artikel” zu zählen — die Doçentlik ist die türkische Entsprechung der außerordentlichen Professur, deren Anforderungen der Interuniversitäre Rat (ÜAK) festlegt — und wirkt sich unmittelbar darauf aus, wie leicht die Zeitschrift Autorinnen und Autoren findet.

Allgemeine Leitfäden zum Antragsverfahren gibt es viele; wir konzentrieren uns in diesem Beitrag auf den einen Bereich, an dem Anträge am häufigsten scheitern: die Dokumentation des Begutachtungsprozesses. Denn die formalen Punkte der Kriterien (Impressum, Gremienstruktur, Erscheinungskalender) lassen sich in wenigen Tagen richten; Prozessnachweise aber lassen sich nicht rückwirkend erzeugen. Entweder sie wurden von Anfang an geführt, oder es gibt sie nicht.

Wichtig: Die TR-Dizin-Kriterien können aktualisiert werden; legen Sie vor dem Antrag unbedingt die offizielle Kriterienseite zugrunde. Die folgenden Punkte fassen die prozessbezogenen Kriterien zum Erscheinungsdatum dieses Beitrags zusammen.

Die prozessbezogene Seite der Kriterien

Der begutachtungsbezogene Kern der offiziellen Kriterien lässt sich in vier Punkten bündeln:

Mindestens zwei Gutachter, mit institutioneller Vielfalt. Für jeden Beitrag werden mindestens zwei Gutachten verlangt — wobei darauf zu achten ist, dass die Gutachter aus verschiedenen Einrichtungen stammen. Die Formulierung „darauf zu achten ist” lässt Spielraum, aber die Richtung ist klar: Eine Zeitschrift, die mit zwei Gutachtern aus derselben Abteilung arbeitet, sollte auf die Vielfaltsfrage vorbereitet sein.

Gutachten mit echter Bewertung. Von Gutachten wird erwartet, dass sie den Charakter einer wissenschaftlichen Bewertung tragen; Gutachten, die aus dem einen Satz „geeignet” bestehen oder sich in Formalien erschöpfen, erwecken zwar den Anschein eines laufenden Verfahrens, fallen in der Prüfung aber durch.

Die Verfahrensakte. Der Prozess von der Einreichung bis zur Entscheidung — Eingang, Gutachten, Revisionen, Entscheidungen — muss dokumentierbar sein und sich für die Prüfung zusammenstellen lassen. Die Frage lautet also nicht nur „Haben Sie begutachtet?“, sondern „Können Sie zeigen, dass Sie begutachtet haben?”.

Die Aufbewahrungsfrist. Begutachtungsunterlagen müssen nach dem Erscheinen mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Fünf Jahre sind lang genug, um Editorenwechsel und Rechnererneuerungen einzuschließen — ein Horizont, in dem die Antwort „das lag im Archiv des früheren Editors” nicht gilt.

Dazu kommt die ethische Dimension: Bei Studien, die ein Ethikvotum verlangen, gehört auch der Nachweis, dass das Votum eingeholt, im Beitrag deklariert und dokumentiert wurde, in dieselbe Akte.

Das Aktenproblem des E-Mail-Verfahrens

Schauen wir nun auf die Realität einer typischen Zeitschrift: Einreichungen kommen per E-Mail, an die Gutachter gehen Dateianhänge, die Gutachten kommen als Word-Dokumente zurück, Entscheidungen fallen am Telefon oder in der Sitzung. Diese Zeitschrift mag tatsächlich begutachten — aber wenn der Moment der Aktenerstellung kommt, stehen diese Arbeiten an:

• aus drei Jahren E-Mail-Archiv die Korrespondenz pro Beitrag herauszuklauben,
• sich zu erinnern, zu welcher Revision welches Gutachten gehört,
• zu mündlich gefallenen Entscheidungen nachträglich Protokolle zu schreiben,
• und all das pro Beitrag in einer einzigen ordentlichen Akte zusammenzuführen.

Das ist eine Wochen dauernde und nie vollständige Archäologie. Schlimmer noch: Die rückwirkend „zusammengestellte” Akte ist von der natürlich gewachsenen Dokumentation unterscheidbar — und ihre Glaubwürdigkeit ist gering.

Die richtige Konstruktion: Die Akte ist das Nebenprodukt des Prozesses

Die Alternative ist einfach: Läuft der Prozess ohnehin im System, ist die Akte das Nebenprodukt des Prozesses. Die Einreichung geht im System ein → das Eingangsdatum ist dokumentiert. Der Gutachter wird im System zugewiesen → Einladung, Annahme und Gutachtendaten sind dokumentiert. Das Gutachten wird ins Formular geschrieben → Inhalt und Version sind dokumentiert. Die Entscheidung fällt im System → Begründung und Datum sind dokumentiert. Die fünfjährige Aufbewahrung ist keine Frage der Archivpolitik, sondern eine natürliche Eigenschaft der Infrastruktur.

In Nasirus liegt über dieser Konstruktion noch eine Reporting-Schicht: Der TR-Dizin-konforme Begutachtungsprozessbericht wird pro Zeitschrift mit einem einzigen Export erzeugt. Die Vorbereitung der Prüfakte schrumpft von einem Drei-Wochen-Projekt auf einen Export von wenigen Minuten. Auch das doppelblinde Verfahren leidet nicht unter der Dokumentationsdisziplin; die Identitäten bleiben im Prozess geschützt, die Vollständigkeit der Dokumentation lebt davon unabhängig.

Die andere Seite des Verfahrens: die Beobachtungsphase

Eine oft übersehene Tatsache: Die Beziehung zu TR Dizin endet nicht mit dem Antrag. Aufgenommene Zeitschriften werden weiter beobachtet; die Kriterienkonformität ist keine einmalige Prüfung, sondern ein Dauerversprechen. Der Erscheinungskalender darf nicht ins Rutschen kommen, die Gremienstruktur muss aktuell bleiben, und die Prozessdokumentation jeder neuen Ausgabe muss sich in derselben Ordnung ansammeln.

Das erklärt auch, warum die Gewohnheit der „Antragsphasen-Mobilmachung” riskant ist. Die Zeitschrift, die die Akte einmal mit großem Aufwand zusammenträgt und nach der Aufnahme in ihre alte Ordnung zurückfällt, erlebt ein paar Jahre später dieselbe Archäologie erneut — diesmal mit mehr zu verlieren. Hier zeigt sich der eigentliche Ertrag eines dokumentationserzeugenden Prozesses: Antrag wie Beobachtung werden zum Nebenprodukt des normalen Betriebs.

Der Editorenwechsel ist der heikelste Moment dieser Kontinuität. Zeitschriftenredaktionen sind in der Türkei meist befristet besetzt; das Amt wechselt alle drei, vier Jahre. Leben die Unterlagen in persönlichen Archiven, ist jede Übergabe ein Datenverlust. Leben sie im System, besteht die Übergabe aus einer Rollenzuweisung an den neuen Editor — und die fünfjährige Aufbewahrungspflicht läuft unabhängig davon, wer gerade im Amt ist.

Schnelle Selbsteinschätzung vor dem Antrag

Prüfen Sie den Vorbereitungsstand Ihrer Akte mit diesen fünf Fragen:

1. Können Sie die vollständige Verfahrensakte eines zufällig gewählten Beitrags (Einreichung → Gutachten → Revisionen → Entscheidung) binnen einer Stunde vorlegen?
2. Ist bei den Beiträgen des letzten Jahres die Einrichtung jedes Gutachters dokumentiert?
3. Enthalten Ihre Gutachten inhaltliche Bewertung oder Formalienkontrolle?
4. Kommen Sie heute an die Gutachterunterlagen einer fünf Jahre alten Ausgabe heran?
5. Liegen bei Beiträgen mit Ethikvotum die Nachweise dem Beitrag zugeordnet vor?

Wenn Sie fünfmal „ja” sagen, sind Sie auf der Aktenseite entspannt und können sich auf die formalen Kriterien konzentrieren. Überwiegen die „Nein”, sollte Ihre erste Aufgabe nicht das Ringen mit der Kriterienliste sein, sondern der Umzug des Prozesses auf einen Boden, der Dokumentation erzeugt. Um diesen Boden zu sehen, können Sie eine Demo anfragen.