Kitap yönetim sistemi nedir? Kütüphane programından yayınevi sistemine

“Kitap yönetim sistemi” Türkçede iki ayrı dünyanın ortak adıdır ve bu, arama sonuçlarına da yansır: aynı kelimeyi yazan iki kişiden biri kütüphanesi için ödünç verme programı arar, diğeri yayınevi için üretim sistemi. Karşılarına çoğunlukla aynı sonuçlar çıkar.

Karışıklığın kaynağı basit. Türkçede “kitap” hem nesneyi anlatır (rafta duran cilt) hem eseri (yazılmış, değerlendirilmiş, basılmış içerik). Bir yazılım nesneyi mi eseri mi yönettiğini söylemeden “kitap yönetim sistemi” dediğinde, iki ayrı ihtiyacın aynı sonuç sayfasında buluşması kaçınılmaz olur.

Bu yazı terimi ikiye ayırıyor: hangi dünyada olduğunuzu belirleyen soru, her iki dünyada sistemin gerçekte ne yönettiği ve seçim yaparken bakılacaklar.

Ayrımı yapan soru

Yönettiğiniz kitabı siz mi ürettiniz?

Kitap size dışarıdan geliyorsa — satın aldınız, bağış aldınız, devraldınız — yönettiğiniz şey bir nüshadır. Kaydınızın merkezinde demirbaş numarası, raf yeri, ödünç durumu ve üye vardır. Aradığınız sistemin adı kütüphane otomasyonudur.

Kitabı siz üretiyorsanız — başvuru aldınız, değerlendirdiniz, sözleşme yaptınız, dizgi yaptırdınız, ISBN aldınız, bastırdınız — yönettiğiniz şey bir eserin hayatıdır. Kaydınızın merkezinde yazar, sürüm, karar, edisyon, tiraj, telif ve satış vardır. Aradığınız sistemin adı yayınevi yönetim sistemidir.

İki dünya birbirinin yerine geçmez. Kütüphane sistemi bir eserin hakem raporunu bilmez; yayınevi sistemi bir nüshanın kime ödünç verildiğini bilmez. İkisi de doğru tasarlanmıştır — sadece farklı şeyleri yönetirler.

Birinci dünya: nüshayı yöneten sistem

Kütüphane tarafında kategori olgun ve standartlaşmış. Kataloglama, ödünç–iade, üye yönetimi, süreli yayın takibi, envanter sayımı; MARC21 ve Z39.50 gibi kütüphanecilik standartları. Türkiye’de kamu kütüphanelerinde açık kaynak Koha yaygın olarak kullanılıyor, ticari sistemler de var.

Bir yayınevinin kendi kütüphanesi varsa bu sistemlere ihtiyacı vardır. Ama yayın süreçlerine katkısı yoktur — bu bir eksiklik değil, tasarımın kendisidir.

İkinci dünya: eseri yöneten sistem

Yayıncılık tarafındaysa terim çok daha az yazılmış, çok daha az tanımlanmıştır. Oysa “bir kitabın kaydı” burada çok daha kalabalıktır. Tek bir kitabın sistemde taşıması gereken şeyler:

Kimlik ve künye. Başlık, alt başlık, yazarlar ve rolleri (yazar, editör, çevirmen, bölüm yazarı), konu başlıkları, özet, dil.

Süreç geçmişi. Başvuru tarihi, ön inceleme kararı, hakem atamaları ve raporları, revizyon turları, kabul kararı ve gerekçesi. Bir kitabın hangi kararlardan geçtiği, o kitabın kaydının ayrılmaz parçasıdır — ayrı bir klasörde değil.

Sözleşme ve telif. Telif sözleşmesi, oran, süre, taraflar; hangi satıştan ne kadar hakediş doğduğu. Sözleşmeden hakedişe kurulan düzeni ayrıca yazmıştık.

Üretim. Redaksiyon, çeviri, dizgi, kapak, illüstrasyon görevleri; kimde ne bekliyor, hangi dosya finaldir. Bir kitabın “son hâli”nin hangi dosya olduğu sorusu, e-postayla yürütülen üretimin en pahalı sorusudur.

Edisyon ve baskı. Baskı sayısı, tiraj, format (karton kapak, ciltli, e-kitap, sesli), her formatın kendi ISBN’i ve fiyatı. Bu ilişkinin nasıl kurulacağını ayrı bir yazıda ele alıyoruz: baskı, edisyon ve ISBN.

Stok. Depodaki adet, konsinyedeki adet, iade, fire; her hareketin geçmişiyle kaydı (yayınevinde stok ve konsinye).

Satış ve erişim. Vitrindeki sayfası, fiyatı, dijital erişim hakları, satış rakamları.

Bu yedi başlığın aynı kayıtta durması, kategorinin tanımıdır. Yedisi yedi ayrı programda duruyorsa elinizde bir kitap yönetim sistemi değil, bir program koleksiyonu vardır.

“Tek kayıt” neden bu kadar önemli?

Somut bir örnekle bakalım. Bir kitabın ikinci baskısı yapılıyor ve fiyatı değişiyor. Dağınık düzende bu tek olay şu işleri doğurur: katalogda edisyon güncellenir, e-ticaret sitesinde fiyat düzeltilir, stok tablosuna yeni tiraj işlenir, muhasebede maliyet kaydı açılır, yazara giden hakediş tablosunda yeni oran hesaplanır. Beş yer, beş kişi, beş unutma ihtimali.

Tek kayıtta ise ikinci baskı bir olaydır: edisyon eklenir, geri kalanı o olayın sonucu olarak işler. Kategorinin tüm iddiası bu cümlede toplanır — dağınık araçların görünmez maliyetini ayrı bir yazıda hesaplamıştık.

Seçim yaparken bakılacak altı şey

Yayıncılık tarafında bir sistem değerlendiriyorsanız:

1. Eser tipi genişliği. Yalnız kitap mı, yoksa dergi, makale ve derleme kitap bölümü de aynı düzende mi yaşıyor? Kurumunuz dergi de çıkarıyorsa bu soru altı ay sonra sizi bulur.
2. Sürüm disiplini. Yeniden gönderilen her dosya ayrı sürüm olarak duruyor mu, yoksa üzerine mi yazılıyor?
3. Edisyon–format–ISBN ilişkisi. Aynı eserin basılı ve dijital sürümü tek eserin altında mı, yoksa iki ayrı ürün olarak mı yaşıyor?
4. Stok denetimi. Her hareket geçmişiyle kayıtlı mı; negatif stok engelleniyor mu; konsinye ve iade tanınıyor mu?
5. Telif zinciri. Satış gerçekleştiğinde hakediş kendiliğinden doğuyor mu, yoksa yıl sonunda Excel’e mi dökülüyor?
6. Yetki ayrımı. Muhasebeci hakem raporunu, e-ticaret operatörü yazar yazışmalarını görüyor mu? (Yayınevinde roller ve yetkiler)

Terimi doğru kullanmak

Özetle: “kitap yönetim sistemi” arıyorsanız ve kitapları siz basıyorsanız, aradığınız kategorinin tam adı yayınevi yönetim sistemidir — kitap yönetimi bu sistemin çekirdeği, dergi ve makale yönetimi ise kardeşidir. Kategorinin tam tanımını ayrı bir yazıda yaptık; hangi kelimenin sizi nereye götürdüğünü ise yazılım kategorileri sözlüğünde topladık.

Nasirus bu ikinci dünyanın sistemidir: bir kitabın başvurusundan satış sonrasına kadar tüm hayatı tek kayıtta yürür. Modüllere göz atabilir ya da demo talep ederek kendi kitap sürecinizi birlikte inceleyebilirsiniz.