İyi bir başvuru formu nasıl olur? Yazarı yormadan bilgiyi toplamak

Bir yayınevinin yazarla ilk teması genellikle başvuru formudur. Ve bu ilk temas, iki tarafı da üzebilir: yazar için form ya bir bilmecedir (“taslak dosyayı nereye yükleyeceğim?”) ya da bir çiledir (kırk zorunlu alan); yayınevi içinse gelen başvuruların yarısı eksiktir ve sekreterya günlerini “hocam, özetinizin İngilizcesi eksik kalmış” e-postaları yazarak geçirir.

İyi haber: bu bir kader değil, bir tasarım sorunu. Kötü haber: formu bir kez “doğru” tasarlayıp bırakmak da yetmiyor, çünkü ihtiyaçlar değişiyor. İkisine birden bakalım.

Formun tek görevi

Başvuru formunun görevi, ön inceleme kararını vermeye yetecek bilgiyi — ve yalnızca onu — toplamaktır. Bu cümledeki iki sınır da önemli.

“Yetecek bilgi”: editör ilk bakışta neye ihtiyaç duyuyor? Genellikle eser bilgisi, yazar ve varsa ortak yazarlar, özet, anahtar kavramlar, taslak dosya ve birkaç beyan (özgünlük, etik kurul gerekiyorsa onayı). Bu çekirdek eksikse başvuru işleme alınamaz; o hâlde bunlar zorunludur.

“Yalnızca onu”: kapak tercihi, tahmini tiraj beklentisi, pazarlama önerileri gibi bilgilerin yeri başvuru formu değildir. Bunlar kabul sonrası süreçlerin konusudur ve formu şişirdikçe yazarın formu yarıda bırakma ihtimali artar. Sonradan lazım olacak her bilgiyi baştan istemek, iyi niyetli ama pahalı bir reflekstir.

Eser tipine göre form: tek beden herkese olmaz

Kitap başvurusuyla makale başvurusu aynı bilgiyi istemez. Makalede dergi seçimi ve özetler kritiktir; kitapta bölüm planı ve hedef okuyucu tarifi. Derleme kitaba bölüm öneren yazarın formuysa bambaşkadır: konu seçimi ve kısa öneri metni yeter.

Tek bir dev formda “kitapsa şu soruları atlayın” demek, yazara yorgunluk, veriye çöp taşır. Doğrusu, eser tipinin doğru formu kendiliğinden getirmesidir. Nasirus’ta başvuru sihirbazı böyle çalışır: yazar eser tipini seçer, sistem o tip için tanımlı formu ve akışı otomatik açar. “Bölüm toplayan derleme kitap” gibi özel durumlar bile kendi akışına gider — yazar bunu bilmek zorunda kalmadan.

Koşullu sorular: formu kısaltmanın dürüst yolu

Formu kısa tutmakla bilgiyi eksiksiz toplamak çelişmez; köprü, koşullu sorulardır. “Eser daha önce başka bir yayınevine sunuldu mu?” sorusuna “evet” diyene “hangi yayınevi, süreç ne oldu?” sorulur; “hayır” diyen o soruları hiç görmez. Çeviri eser işaretlenirse kaynak dil ve hak durumu alanları açılır.

Bu desenle kırk alanlık bir form, çoğu yazar için on beş alanlık bir deneyime iner. Form tasarımcısında koşul ve görünürlük kuralları panelden tanımlanabiliyorsa, bu incelik kod yazdırmadan kurulur.

Yayındaki formu değiştirme cesareti

Formlar yaşar. TR Dizin yeni bir beyan istemeye başlar, kurum ORCID’i zorunlu yapar, bir sorunun kötü anlaşıldığı fark edilir. Ve burada klasik korku devreye girer: “Formu değiştirirsek devam eden başvurular bozulur mu?”

Bu korkunun cevabı, formların da bir hafızası olmasıdır: her başvuru, gönderildiği andaki formuyla birlikte yaşar. Formun bugünkü hâli değişse de dünkü başvurunun cevapları dünkü sorularıyla birlikte durur. Nasirus’ta yayındaki form gönül rahatlığıyla güncellenir; değişiklik yeni başvurulara yansır, eskiler gördükleri formla korunur. Yeniden gönderimlerde de aynı ilke geçerlidir: her revizyon saklanır, hiçbir sürüm ezilmez. “Hocam ilk gönderdiğinizde bu tablo yoktu” tartışması, kayıt varsa tartışma olmaktan çıkar.

Başvuru bekçileri: kapıda netlik

Bazı kurallar formun içinde değil, kapısında durmalıdır. Yıllık başvuru kotası dolan yazar, formu doldurup sonda ret yemek yerine kapıda bilgilendirilmelidir. Aynı eserle mükerrer başvuru, ORCID zorunluluğu, kurum bağlılığı şartı — hepsi aynı ilkeye tabidir: kural neyse baştan, açıkça ve otomatik uygulanır.

Kapı kuralları kurumdan kuruma değişir; kiminde kota vardır, kiminde yoktur. Bu yüzden bunlar da yazılım değişikliği değil, kurum ayarı olmalıdır.

Dosya alanları: formun en çok kaza üreten köşesi

Form alanları içinde ayrı bir paragrafı hak eden tür, dosya yüklemedir. “Taslağınızı ekleyin” kutusunun arkasında bir dizi tasarım kararı yatar: hangi biçimler kabul (Word mü, PDF mi, ikisi de mi)? Boyut sınırı ne — 300 sayfalık, görselli bir kitap taslağı e-posta ekine sığmaz, form bunu kaldırmalı. Yazar yanlış dosyayı yüklediğini fark ederse değiştirebilmeli, ama değiştirdiğinde eski sürüm kaybolmamalı.

Güvenlik tarafı da masada: dışarıdan gelen her dosya, kurum ağına giren bir bilinmeyendir ve taramadan geçmeden kimsenin önüne düşmemelidir. Çift-kör hakemlik uygulanan süreçlerde, hakeme gidecek nüshanın kimlik bilgilerinden arındırılmış olması da bu hattın düşünmesi gereken işlerdendir — bu yük tümüyle yazarın omzuna bırakılmamalıdır.

Bu ayrıntılar görünmezdir — ta ki biri 250 MB’lık bir dosyayla, biri virüslü bir ekle, biri de “yanlış dosyayı göndermişim, eskisini silebilir misiniz?” e-postasıyla gelene kadar. İyi form, bu üç günün üçünde de sekreteryayı telaşsız bırakandır.

Son bir ölçüt: formun karnesi

Formunuzun iyi olup olmadığını tahminle değil, iki sayıyla anlarsınız: eksik/iade edilen başvuru oranı ve formu yarıda bırakma oranı. İlki yüksekse form yanlış şeyi soruyor ya da net sormuyor demektir; ikincisi yüksekse fazlasını soruyordur.

Bu sayıları düzenli görebilmek bile başlı başına bir altyapı sorusudur — başvurular e-posta ekiyle geliyorsa ölçecek bir şey yoktur. Formu ölçülebilir bir sürecin parçası yapmak istediğinizde, başvuru ve dinamik form modülünü konuşmak için buradayız.