Was macht ein gutes Einreichungsformular aus? Informationen sammeln, ohne Autoren zu ermüden

Der erste Kontakt eines Verlags mit einem Autor ist meist das Einreichungsformular. Und dieser erste Kontakt kann beide Seiten frustrieren: Für den Autor ist das Formular entweder ein Rätsel (“Wo lade ich das Manuskript hoch?”) oder eine Tortur (vierzig Pflichtfelder); für den Verlag ist die Hälfte der eingehenden Einreichungen unvollständig, und das Sekretariat verbringt seine Tage damit, E-Mails zu schreiben wie “die englische Fassung Ihres Abstracts fehlt leider noch”.

Die gute Nachricht: Das ist kein Schicksal, sondern ein Designproblem. Die schlechte: Das Formular einmal “richtig” zu bauen und dann in Ruhe zu lassen reicht auch nicht, denn die Anforderungen ändern sich. Sehen wir uns beides an.

Die eine Aufgabe des Formulars

Die Aufgabe des Einreichungsformulars ist, die Informationen zu sammeln, die für die Vorprüfungsentscheidung genügen — und nur diese. Beide Grenzen in diesem Satz sind wichtig.

“Genügende Informationen”: Was braucht die Redaktion auf den ersten Blick? In der Regel die Werkdaten, Autor und gegebenenfalls Mitautoren, Abstract, Schlagwörter, die Manuskriptdatei und einige Erklärungen (Originalität, falls erforderlich das Ethikvotum). Fehlt dieser Kern, kann die Einreichung nicht bearbeitet werden; also ist er Pflicht.

“Und nur diese”: Coverwünsche, erwartete Auflage, Marketingideen — deren Platz ist nicht das Einreichungsformular. Sie gehören in die Prozesse nach der Annahme, und je weiter das Formular aufgebläht wird, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass der Autor mittendrin abbricht. Jede irgendwann einmal nötige Information gleich zu Beginn abzufragen ist ein gut gemeinter, aber teurer Reflex.

Formulare je Werktyp: eine Größe passt nicht allen

Eine Bucheinreichung fragt nicht dieselben Dinge ab wie eine Artikeleinreichung. Beim Artikel sind Zeitschriftenwahl und Abstracts entscheidend; beim Buch Kapitelplan und Beschreibung der Zielleserschaft. Und das Formular eines Autors, der einem Sammelband ein Kapitel vorschlägt, ist noch einmal ein ganz anderes: Themenwahl und ein kurzer Vorschlagstext genügen.

In einem einzigen Riesenformular zu sagen “bei Büchern überspringen Sie bitte diese Fragen” trägt dem Autor Ermüdung und den Daten Müll ein. Richtig ist, dass der Werktyp das passende Formular von selbst mitbringt. Der Einreichungsassistent in Nasirus arbeitet so: Der Autor wählt den Werktyp, das System öffnet automatisch das für diesen Typ definierte Formular samt Ablauf. Selbst Sonderfälle wie der “Sammelband, der Kapitel einsammelt” laufen in ihren eigenen Ablauf — ohne dass der Autor das wissen muss.

Bedingte Fragen: der ehrliche Weg, ein Formular zu kürzen

Ein kurzes Formular und vollständige Daten schließen sich nicht aus; die Brücke sind bedingte Fragen. Wer auf “Wurde das Werk zuvor einem anderen Verlag angeboten?” mit “Ja” antwortet, wird gefragt: “Welchem Verlag, wie ging es aus?”; wer “Nein” sagt, sieht diese Fragen gar nicht erst. Wird ein Werk als Übersetzung markiert, öffnen sich die Felder für Ausgangssprache und Rechtelage.

Mit diesem Muster schrumpft ein Formular mit vierzig Feldern für die meisten Autoren auf ein Erlebnis von fünfzehn. Lassen sich Bedingungen und Sichtbarkeitsregeln im Formulardesigner über das Panel definieren, entsteht diese Finesse ohne eine Zeile Code.

Der Mut, ein veröffentlichtes Formular zu ändern

Formulare leben. TR Dizin (der nationale Zeitschriftenindex der Türkei, betrieben von TÜBİTAK ULAKBİM) verlangt plötzlich eine neue Erklärung, die Institution macht die ORCID zur Pflicht, eine Frage stellt sich als missverständlich heraus. Und hier meldet sich die klassische Angst: “Wenn wir das Formular ändern — gehen dann die laufenden Einreichungen kaputt?”

Die Antwort auf diese Angst ist, dass auch Formulare ein Gedächtnis haben: Jede Einreichung lebt mit dem Formular des Moments, in dem sie abgeschickt wurde. Auch wenn sich das Formular heute ändert, stehen die Antworten von gestern bei den Fragen von gestern. In Nasirus lässt sich das veröffentlichte Formular mit ruhigem Gewissen aktualisieren; die Änderung wirkt auf neue Einreichungen, die alten bleiben mit dem Formular erhalten, das sie gesehen haben. Dasselbe Prinzip gilt für Wiedereinreichungen: Jede Revision bleibt aufbewahrt, keine Fassung wird überschrieben. Die Debatte “diese Tabelle gab es bei Ihrer ersten Einreichung noch gar nicht” hört auf, eine Debatte zu sein, sobald es Aufzeichnungen gibt.

Torwächter der Einreichung: Klarheit an der Tür

Manche Regeln gehören nicht ins Formular, sondern an seine Tür. Ein Autor, dessen Jahreskontingent an Einreichungen erschöpft ist, sollte an der Tür informiert werden — statt das Formular auszufüllen und am Ende eine Ablehnung zu kassieren. Doppeleinreichung desselben Werks, ORCID-Pflicht, das Erfordernis einer Institutionszugehörigkeit — für alle gilt dasselbe Prinzip: Wie auch immer die Regel lautet, sie wird von Anfang an, offen und automatisch angewandt.

Türregeln unterscheiden sich von Haus zu Haus; manche haben Kontingente, andere nicht. Deshalb müssen auch sie eine Einstellung der Institution sein, keine Softwareänderung.

Dateifelder: die unfallträchtigste Ecke des Formulars

Unter den Formularfeldern verdient eine Gattung ihren eigenen Absatz: der Datei-Upload. Hinter dem Kästchen “Fügen Sie Ihr Manuskript bei” steckt eine Reihe von Designentscheidungen: Welche Formate werden akzeptiert (Word, PDF, beides)? Wo liegt die Größengrenze — ein Buchmanuskript mit 300 Seiten und Abbildungen passt in keinen E-Mail-Anhang, das Formular muss es tragen. Merkt der Autor, dass er die falsche Datei hochgeladen hat, muss er sie austauschen können — ohne dass die alte Version dabei verloren geht.

Auch die Sicherheitsseite gehört auf den Tisch: Jede von außen kommende Datei ist ein Unbekannter, der das Netz der Institution betritt, und sollte niemandem vorgelegt werden, bevor sie einen Scan durchlaufen hat. In doppelblind begutachteten Prozessen gehört auch dies zu den Dingen, die die Dateistrecke mitdenken muss: dass die Fassung, die an den Gutachter geht, von Identitätsangaben bereinigt ist — eine Last, die nicht ganz allein auf den Schultern des Autors liegen sollte.

Diese Details sind unsichtbar — bis jemand mit einer 250-MB-Datei kommt, jemand mit einem virenverseuchten Anhang und jemand mit der E-Mail “ich habe die falsche Datei geschickt, können Sie die alte löschen?”. Ein gutes Formular ist eines, das das Sekretariat an allen drei Tagen gelassen lässt.

Ein letzter Maßstab: das Zeugnis des Formulars

Ob Ihr Formular gut ist, erkennen Sie nicht am Gefühl, sondern an zwei Zahlen: der Quote unvollständiger bzw. zurückgegebener Einreichungen und der Abbruchquote. Ist die erste hoch, fragt das Formular das Falsche oder fragt unklar; ist die zweite hoch, fragt es zu viel.

Diese Zahlen überhaupt regelmäßig sehen zu können ist für sich genommen eine Infrastrukturfrage — kommen die Einreichungen als E-Mail-Anhang, gibt es nichts zu messen. Wenn Sie Ihr Formular zum Teil eines messbaren Prozesses machen möchten: Über das Modul für Einreichungen und dynamische Formulare sprechen wir gern — wir sind hier.