Universitätsverlag führen: Leitfaden für die eigentliche Arbeit nach der Gründung
Ordnung erlassen, Publikationskommission eingesetzt — und dann? Der Alltag des Universitätsverlags: Prozesse, Rollen, ISBN, Vertrieb und institutionelles Gedächtnis.
Einen Universitätsverlag in der Türkei zu gründen ist auf dem Papier eine gut definierte Aufgabe: Senatsbeschluss, Publikationsordnung, Publikationskommission, Verlegerzertifikat. Leitfäden für diese Schritte gibt es viele. Worüber wenig gesprochen wird, ist das Danach — der Moment, in dem der Verlag aufhört, eine „Organisationseinheit” zu sein, und zu einer funktionierenden Institution wird.
Dieser Beitrag ist für diese zweite Phase: die tatsächlichen Tagesordnungspunkte eines Universitätsverlags, der die Gründung abgeschlossen hat oder seit Jahren faktisch publiziert und nun seinen Betrieb festigen will.
Punkt 1: Prozesse von der Ordnung in den Workflow übersetzen
Ordnungen sagen, was zu tun ist; sie sagen nicht, wie es läuft. Der Satz „Einreichungen werden von der Publikationskommission begutachtet” erzeugt in der Praxis Dutzende Fragen: Mit welchem Formular wird eingereicht? Wer prüft die Vollständigkeit? Wie viele Gutachter, nach welchem Auswahlverfahren? Wie werden die Kommissionsstimmen eingeholt, was passiert bei Stimmengleichheit? Mit welcher Vorlage wird die Entscheidung geschrieben?
Bleiben die Antworten im Gedächtnis von Personen, wird der Verlag bei jedem Personalwechsel neu gegründet. Dass die Antworten zu schriftlichen Workflows werden — idealerweise zu in Software definierten Abläufen —, ist die erste große Aufgabe nach der Gründung. Ein Hinweis: Beim Entwerfen des Ablaufs vereinfacht die Disziplin der „drei Entscheidungen” die Dinge; wenn sich die Optionen an jedem Schritt auf das Trio weiterleiten / Revision anfordern / ablehnen reduzieren lassen, ist der Ablauf klar.
Punkt 2: Kommissions- und Gremienarbeit dokumentiert führen
Die charakteristische Institution des Universitätsverlags ist die Publikationskommission — und sie ist zugleich sein zerbrechlichster Punkt: Die Sitzung kommt dazwischen, Akten wandern von Hand zu Hand, Stimmen werden per E-Mail eingesammelt, das Protokoll wird nachträglich geschrieben. Kommt ein Einspruch — und in der Wissenschaft kommt er —, wird das Dokument zur Frage „Wie war die Entscheidung zustande gekommen?” gesucht.
Dass die Kommissionsbewertung im System läuft, mit Stimmen pro Mitglied und automatischem Protokoll, bringt Geschwindigkeit und Verteidigungsfähigkeit zugleich. Wichtig ist auch die Klarheit der Abstimmungsregel: ungerade Mitgliederzahl, vorab definierte Mehrheitsregel, das Ausschließen ergebnislos möglicher Konstellationen von vornherein. Die Entscheidungshoheit liegt bei der Kommission; die Aufgabe des Systems ist, die Entscheidung möglich, schnell und dokumentiert zu machen.
Punkt 3: ISBN, Zertifikat und der Kalender der amtlichen Pflichten
Die Laufzeit des Verlegerzertifikats, die ISBN-Anträge über das System des Ministeriums (ekygm.gov.tr, das Publikationsstandard-Portal des türkischen Kulturministeriums), die Banderolenpflichten, die Pflichtexemplare … Einzeln sind das kleine Aufgaben; vergessen sind es große Probleme. (Den ausführlichen Ablauf finden Sie in unserem ISBN- und Banderolen-Leitfaden.)
Praktischer Rat: Binden Sie die amtlichen Pflichten an einen „Institutionskalender” und übergeben Sie die Erinnerungen nicht Personen, sondern dem System. An den Termin der Zertifikatsverlängerung sollte sich nicht der Kalender einer Person erinnern, sondern die Infrastruktur der Institution.
Punkt 4: Vertrieb und Zugang selbst in die Hand nehmen
Die klassische Schwäche der Universitätsverlage: sorgfältig in der Produktion, zögerlich im Vertrieb. Das Buch wird gedruckt, wandert ins Lager und wird dort „auf Anfrage abgegeben”. Dabei gehört die Erreichbarkeit des mit öffentlichen Mitteln produzierten Wissens zum Daseinszweck des Verlags.
Der Mindeststandard dafür ist heute klar: ein Shop unter der eigenen Domain der Institution, live mit dem Katalog verbunden, der Print und Digital gemeinsam anbieten kann; freier Zugang zu Open-Access-Publikationen; Bestellmöglichkeit für Bibliotheken und Einzelpersonen. Die internationalen Daten zeigen, dass der Erlös im Universitätsverlagswesen nach wie vor überwiegend aus dem Printverkauf stammt; den Vertrieb ernst zu nehmen ist keine Kommerzialisierung, sondern Nachhaltigkeit. (Wie Open Access und Verkauf nebeneinander leben, haben wir gesondert beschrieben.)
Punkt 5: Die Finanzseite nicht von der akademischen Seite abkoppeln
Verkäufe über den Betrieb gewerblicher Art oder die Stiftungsgesellschaft, Autorenhonorare, Druckereirechnungen … In Universitätsverlagen liegen die Finanzdaten meist in einer Buchhaltungsabteilung, die von den Publikationsprozessen vollständig getrennt ist. Der Preis dieser Trennung ist ein Betrieb, in dem keine Seite die andere sieht: Die Publikationsseite weiß nicht, welches Buch sich amortisiert hat; die Finanzseite weiß nicht, zu welchem Werk die Lagerbewegung gehört.
Auch hier ist der Schlüssel, dass die Kette Verkauf–Rechnung–Bestand–Tantieme in einem einzigen Datensatz fließt; an die Stelle der „Monatsend-Abstimmung” tritt eine jederzeit aktuelle Übersicht.
Punkt 5,5: Sichtbarkeit nicht dem Zufall überlassen
Mit dem Vertrieb verwandt, aber ein eigenes Kapitel: Auffindbarkeit. In den Katalogen von Universitätsverlagen stehen Bücher, die die einzige türkischsprachige Quelle ihres Fachs sind — und niemand, der den Titel nicht wortwörtlich in die Suchmaschine tippt, findet sie. Dass Arbeit so unsichtbar bleibt, ist die stille Verschwendung des öffentlichen Publizierens.
Das Mindestpaket an Sichtbarkeit hat drei Posten: eine eigene, dauerhafte Seite für jedes Buch und jede Zeitschrift (keine PDF-Liste, sondern eine echte, indexierbare Seite); saubere Metadaten auf diesen Seiten — Autor, Abstract, ISBN, Schlagwörter; und einen regelmäßigen Kanal, über den die Institution ihre Neuerscheinungen ankündigt. Nichts davon verlangt ein Werbebudget; verlangt wird eine Infrastruktur, in der der Katalog automatisch ins Web gespiegelt wird. Wo die Neuerscheinung von Hand per „Seite anlegen” ins Schaufenster kommt, verspätet sich die Sichtbarkeit immer; im Schaufenster, das mit dem Katalog lebt, ist das erschienene Werk in der Stunde seines Erscheinens auffindbar.
Punkt 6: Das institutionelle Gedächtnis von Personen auf die Institution übertragen
An der Universität wechseln die Zuständigkeiten: Die Publikationskoordinatorin kehrt zu ihrem Lehrdeputat zurück, der Fachreferent wird in eine andere Einheit versetzt. Wenn das Gedächtnis des Verlags — welches Werk in welcher Phase steht, der Gutachterpool, die Verträge, die früheren Entscheidungen — mit den Personen wandert, ist jeder Wechsel eine kleine Neugründung.
Die einzige dauerhafte Lösung ist, dass sich das Gedächtnis im System ansammelt: die Zeitleiste jedes Werks, die Dokumentation jeder Entscheidung, der Ort jedes Dokuments. Die Einarbeitung der Nachfolgerin sollte nicht darin bestehen, den Vorgänger aufzuspüren und zu befragen, sondern darin, die Akte zu lesen.
Der gemeinsame Nenner dieser sechs Punkte ist unübersehbar: Keiner lässt sich mit „mehr Arbeit” lösen; alle verlangen Struktur. Wir haben Nasirus für genau dieses Strukturbedürfnis der Universitätsverlage entworfen — von der Kommissionsabstimmung bis zum Shop, von den ISBN-Daten bis zur Honorarabrechnung in einem System. Bringen Sie Ihre eigene Ordnung mit, und wir übersetzen sie in der Demo gemeinsam in einen Workflow; das ist regelmäßig die lehrreichste Übung.