Gutachterverwaltung: vom Pool bis zur Durchlaufzeit — die Struktur, die fehlt

Das „Gutachtersystem” der meisten Zeitschriften besteht in Wirklichkeit aus: dem Gedächtnis des Editors, einer Tabellenkalkulation und Hunderten E-Mails mit dem Betreff „Einladung zur Begutachtung” im Posteingang. Diese Struktur hält, solange die Zeitschrift fünf Einreichungen im Monat bekommt. Was passiert, wenn die Einreichungszahlen wachsen oder der Editor wechselt, weiß jeder: Der Pool geht mit dem Editor in den Ruhestand.

Was braucht eine Zeitschrift oder ein Verlag, der die Gutachterverwaltung auf eine systematische Grundlage stellen will? Gehen wir es Stück für Stück durch.

Der Pool: keine Liste, sondern Profile

Der erste Schritt ist, die Namensliste in Profile zu verwandeln. In einem Gutachterdatensatz sollten neben dem Namen mindestens stehen:

• Fachgebiete — nicht als Freitext, sondern als durchsuchbare Themenschlagwörter.
• Sprachen — in welchen Sprachen die Person begutachten kann; bei mehrsprachig publizierenden Häusern können sich die Pools sogar nach Sprache trennen.
• Verfügbarkeit — die Information „in diesem Zeitraum bitte nicht einplanen” braucht einen Ort; sonst bekommt dieselbe Person im Urlaub drei Einladungen.
• Historie — wie viele Einladungen erhalten, wie viele angenommen, durchschnittliche Rücklaufzeit in Tagen, wie viele Aufgaben aktuell offen.

Der letzte Punkt ist die kritische Schwelle: dass der Pool die Frage „Wer ist verfügbar?” beantworten kann. Im idealen Ablauf legt das System dem Editor eine treffsichere Vorschlagsliste vor; der Editor wählt daraus aus. In diesem Geist ist auch die Ordnung in Nasirus gebaut: Der Vorschlag kommt vom System, die Entscheidung vom Editor.

Die Einladung: nicht senden und vergessen, sondern senden und verfolgen

Auch die Einladung hat einen Lebenszyklus: gesendet → gesehen/nicht gesehen → angenommen/abgelehnt → Frist abgelaufen. Im manuell laufenden Prozess kennt man nur die beiden Enden dieses Zyklus; dazwischen herrscht Dunkelheit. Im systematischen Prozess trägt jede Einladung einen Status und wird von zwei Automatismen gestützt: einer höflichen Erinnerung am festgelegten Tag und, nach einer angemessenen Frist, automatischem Verfall samt Ersatzvorschlag.

Warum das wichtig ist, erzählen die Daten: Die Annahmequoten pro Einladung sinken seit Jahren — bei manchen Zeitschriften braucht es mehr als 20 Einladungen, um zwei Gutachter zu finden. Erreicht der Einladungsverkehr dieses Volumen, ist ein unverfolgter Einladungsprozess nicht mehr zu führen.

Externe Gutachter: Halten Sie die Tür offen

So reich Ihr Pool auch sein mag — für manche Werke sitzt der richtige Name draußen: an einer anderen Universität, vielleicht in einem anderen Land. Diesem Namen die Barriere „Registrieren Sie sich zuerst in unserem System” vorzuschalten ist die höflichste Art, die Einladung ablehnen zu lassen.

Die richtige Struktur erlaubt dem externen Gutachter, ohne Konto zu arbeiten: ein persönlicher sicherer Link, an dessen Ende Datei, Formular und Abgabetermin warten. Für den Gutachter reibungsfrei, für die Institution vollständig dokumentiert.

Anonymität und Aufgabentrennung

Gutachterverwaltung ist Verwaltung von Identitätsdaten und trägt zwei Sensibilitäten zugleich. Erstens: Im doppelblinden Verfahren sieht der Gutachter den Autor nicht und der Autor nicht den Gutachter — das haben wir in einem eigenen Beitrag behandelt. Zweitens die Aufgabentrennung: Der Gutachter sieht nur das ihm zugewiesene Werk; Pooldaten, Leistungsdaten und andere Werke bleiben ihm verschlossen. Und die Gutachterdaten selbst sind personenbezogene Daten; Aufbewahrung und Zugriff unterliegen der Disziplin des KVKK (des türkischen Datenschutzgesetzes, Pendant zur DSGVO).

Leistungsdaten: für Dank und Balance

Der Zweck von Rücklaufzeiten und Abschlussdaten ist nicht, Gutachter zu überwachen, sondern zwei konkrete Aufgaben: Balance — zu verhindern, dass die Last immer auf denselben drei Freiwilligen liegt; und Dank — dass die Dankesliste an die stillen Arbeiter der Zeitschrift am Jahresende aus einem Report fallen kann. Begutachtung ist unsichtbare Arbeit; die Dokumentation ist zugleich der einzige Weg, diese Arbeit sichtbar zu machen.

Eine Randnotiz: Indizes wie TR Dizin (der nationale Zeitschriftenindex der Türkei, betrieben von TÜBİTAK ULAKBİM) verlangen die Dokumentation des Begutachtungsprozesses — Einladungen, Gutachten, Entscheidungen. Ein sympathisches Nebenprodukt systematischer Gutachterverwaltung ist, dass diese Akte von selbst bereitliegt.

Wie der Pool wächst: drei Zuflusskanäle

Das System aufzubauen genügt nicht; damit der Pool lebendig bleibt, braucht er regelmäßigen Zufluss. Drei Kanäle funktionieren in der Praxis:

Autorinnen und Autoren. Wer bei Ihrer Zeitschrift einreicht, ist zugleich ein potenzieller Gutachter — Fachgebiet, Stil und Sorgfalt hat die Person bereits gezeigt. Dass angenommene Autoren beim Abschluss des Verfahrens die Einladung „Möchten Sie unserem Gutachterpool beitreten?” erhalten, ist der natürlichste Wachstumskanal.

Zitations- und Literaturrecherche. Das Literaturverzeichnis des zu begutachtenden Beitrags ist die fertige Liste der aktiven Namen des Themas. Dass der Editor einen dort gefundenen neuen Namen nie wieder verliert — die Einladung also nicht als einmalige E-Mail, sondern als Pooleintrag verbucht —, macht den Pool mit jedem Beitrag ein Stück reicher.

Empfehlungen von Gutachtern. Die Notiz des ablehnenden Gutachters „aber diese Kollegin käme infrage” ist der wertvollste Satz aller Absage-E-Mails. Ein Empfehlungsfeld im Ablehnungsformular macht diesen Satz systematisch; selbst die abgelehnte Einladung trägt zum Pool bei.

Und dann ist da die Pflegeseite: Während der Pool wächst, verschmutzt er auch. Einträge von Emeritierten, Fachwechslern und Personen, die Einladungen wiederholt unbeantwortet lassen, gehören periodisch durchgesehen. Ein großer, aber toter Pool nützt weniger als ein kleiner, aber lebendiger — was Ihre Trefferquote hebt, ist nicht die Zahl der Einträge, sondern ihre Aktualität.

Fünf Fragen an Ihren eigenen Pool

Zum Test Ihrer aktuellen Ordnung:

1. Wie viele Gutachter in Ihrem Pool haben aktuelle Fachgebiets-Schlagwörter?
2. Wie viele offene Einladungen haben Sie gerade, und seit wie vielen Tagen sind sie unbeantwortet? (Können Sie diese Frage binnen einer Minute beantworten?)
3. Wie viele Aufgaben liegen auf Ihrem am stärksten belasteten Gutachter?
4. Wenn Ihr Editor morgen wechselte — wie viel Prozent des Poolwissens bliebe in der Institution?
5. Wie viele Stunden bräuchten Sie für die Dankesliste an die Gutachter des vergangenen Jahres?

Wenn drei der fünf Fragen Sie ins Stocken gebracht haben, hängt Ihre Gutachterverwaltung an Personen. Um die systematische Fassung zu sehen, fragen Sie eine Demo an — eines der ersten Dinge, die eingerichtet werden, ist die Profilfassung Ihres eigenen Pools.